Cómo ser más eficiente en el trabajo (1/3)

En el mundo actual es muy difícil lidiar con la presión del trabajo. Cualquier persona con un trabajo a tiempo completo sabe que un día promedio de trabajo no dura lo suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, tu productividad puede incrementarse increíblemente si adoptas hábitos diseñados para hacer que tu trabajo sea más eficiente. Un trabajador eficiente aprovecha cada minuto de su tiempo durante el día, poniendo toda su atención primero a las tareas más importantes. Ser más eficiente en el trabajo no solo incrementará tu productividad, y te hará ganar puntos con tu jefe, sino que también te hará sentir realizado y satisfecho de haber tenido un día de trabajo productivo y ocupado. Este artículo dividido en tres partes te ayudará para lograr la productividad deseada:

Parte 1 de 3: Establece focos de atención

1.- Mantén tu espacio de trabajo limpio y ordenado.

Ser más eficiente en el trabajo en ocasiones es tan simple como limpiar el desorden de tu área de trabajo. Si esta zona se encuentra en desorden, puede entorpecer tu nivel de productividad. Si constantemente peleas para encontrar una herramienta específica o algún documento dentro de un desorden total, tu valioso tiempo de trabajo se desperdiciará. Ten solo artículos que uses todos los días y todo lo demás guárdalo donde no te estorbe, pero también donde puedas encontrarlo rápidamente.
Si trabajas en una oficina, organiza tu espacio y escritorio de modo que puedas encontrar fácil y rápidamente todo lo que necesites para trabajar. Si no trabajas en una oficina, igual puedes aplicar los mismos principios. Por ejemplo, si trabajas en un taller de reparación de bicicletas, mantén tus herramientas limpias y organizadas, de modo que puedas encontrarlas rápidamente cuando las necesites. Casi todas las áreas de trabajo traen mayores beneficios al mantenerlas limpias.

Las personas que trabajan en oficinas y otras que manejan grandes cantidades de documentos, deben crear un sistema de archivos que sea lógico y organizado. Ten a tu alcance los documentos que usas con frecuencia. Guarda los otros documentos en orden alfabético (u otro orden lógico).

2.- Mantén tu lugar de trabajo bien abastecido.

Asegúrate de tener los suministros y herramientas necesarios para realizar tu trabajo. En una oficina, esto significa que debes tener cerca cosas como perforadores, quitagrapas, calculadoras, etc. Fuera de las instalaciones de una oficina, las herramientas son distintas, pero el principio fundamental es el mismo, ten a mano las cosas que necesites para trabajar de manera efectiva antes de comenzar a trabajar. Los científicos que trabajan con aplicaciones gráficas complejas y los mecánicos que trabajan con llaves de tuercas se beneficiarán al tener sus herramientas preparadas, listas, y a su alcance.
Esto también significa que te asegures de tener un buen suministro de cualquier insumo que se requiera en tu trabajo, como por ejemplo, las engrapadoras necesitan grapas, los carpinteros, clavos, los profesores, tizas, etc.
Asegúrate de que tus herramientas estén en buen estado. Tener una herramienta básica malograda puede entorpecer el avance de tu trabajo, si no puedes seguir sin esta herramienta. Ahorra tiempo a largo plazo al tomarte un momento para limpiar y darle mantenimiento a tus herramientas de forma periódica.

3.- Ten un programa establecido.

Si has estado decidiendo qué hacer sin previa planificación, hacer algún esfuerzo para planear tu día probablemente incrementará la eficiencia de tu trabajo. Sin embargo, para mantener un programa efectivo, limítate a una agenda que abarque todo (puedes complementarla con un calendario en tu oficina o cubículo para establecer objetivos a largo plazo.) No compliques innecesariamente tu trabajo al tener más de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que inevitablemente perderás. Es mejor que puedas mirar en un lugar específico todo lo que tienes que hacer.
Organiza cada día creando una lista de «pendientes». Comienza con los asuntos de mayor prioridad en el día, de modo que sea más fácil que los concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la lista. Comienza tu día de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si al final del día no completas la lista, coloca los puntos pendientes en el siguiente día.

Establece un calendario y plazos límite para tus proyectos más importantes, y sé realista respecto al tiempo que te tomará cada tarea. No querrás ponerte en una situación que te haga cometer errores. Es mejor pedir más tiempo al comenzar el proyecto, que pedirlo justo antes de que se venza el plazo.

4.- Elimina las distracciones personales.

Cada lugar de trabajo tiene sus propias distracciones. En algunos trabajos existe el típico compañero de trabajo conversador que nunca te deja en paz. Otros trabajos pueden ser terriblemente silenciosos, lo que hace que te distraigas con el más mínimo ruido. Haz todo lo que debas hacer para poder mantenerte concentrado. Si tu trabajo te permite escuchar música sin que ésta te distraiga, lleva un reproductor de MP3. Incluso puedes colocar notas en tu lugar de trabajo que indiquen a tus compañeros que no te distraigan. Esto puede parecer descortés, pero no lo es. Es un método razonable y efectivo para hacer que las personas no te molesten mientras trabajas. Recuerda, puedes socializar todo lo que quieras durante la comida y los momentos de receso.
Una distracción muy común es pasar el tiempo en páginas de internet recreativas. Un estudio demostró que aproximadamente dos tercios de los trabajadores pierden por lo menos un poco de tiempo en páginas web que no están relacionadas a su trabajo diario. Por suerte, la mayoría de navegadores te permiten descargar recursos que bloquean páginas web que puedan distraerte. Busca en la tienda de extensiones para tu navegador «aplicaciones para bloquear páginas web» o «recursos para productividad». Podrás descargar por lo menos algunos recursos gratuitos y con resultados efectivos.

Otra excelente forma de evitar distracciones es filtrar tus llamadas (evitar conversaciones telefónicas innecesarias) y minimizar las reuniones improvisadas.

5.- Utiliza tu momento de receso para tratar asuntos personales.

Curiosamente, los recesos pueden incrementar, en lugar de entorpecer tu plan de ser más eficiente en el trabajo. Ya que por un lado, éstos te proporcionan el descanso necesario. Sin este receso, podrías sentirte cansado, lo que hará que trabajes más despacio o con menor productividad. Por otro lado, los recesos te dan la oportunidad de manejar tus distracciones. Utiliza tus recesos para hacer todo lo que de otro modo te distraería en el trabajo. ¿De pronto te das cuenta que en lugar de trabajar estás pensando en ese pariente que planeabas llamar? Llámalo en tu receso, y elimina así tu distracción.