Requisitos de las Pólizas Contables Electrónicas

Te damos las especificaciones con las que deben contar las pólizas contables, y qué hacer en caso de que esta información sea requerida por la autoridad.

Este año se implementó la obligatoriedad del envío de la Contabilidad de forma electrónica a la autoridad, por lo que los contribuyentes deben cumplir con este requerimiento en tiempo y forma para evitar ser objetos de alguna sanción.

Estos son los 3 elementos que deben ser enviados a la autoridad:

Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.
Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados.
Información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle de transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
El catálogo de cuentas debe ser enviado una sola vez y cada que sea modificado; mientras que la balanza de comprobación se enviará de forma mensual, pero ¿qué sucede con la información de las pólizas generadas?

Pólizas contables electrónicas

Los contribuyentes deberán llevarlas en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML. La información de las pólizas se debe generar de conformidad con lo siguiente:

Incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación.
Debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto.
En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el Registro Federal de Contribuyente (RFC) de éste.
En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas establecidas para la balanza de comprobación, en caso de revisión fiscal o solicitud de compensación o devolución de impuestos. Cabe destacar que las autoridades fiscales solicitarán la información contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o ejercicio 2015.

Cuando la información contable sobre las pólizas sea requerida por las autoridades fiscales, ya sea en el ejercicio de facultades de comprobación o bien como parte del trámite de devolución y compensación de saldos a favor, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico que contenga la información de los registros contables en formato XML.

Para la correcta integración de estos archivos, se debe considerar lo establecido en el Anexo 24 de la RMISC 2014, el cual señala qué campos serán obligatorios y cuáles serán opcionales conforme a lo siguiente:

Pólizas del periodo que se entrega como parte de la Contabilidad Electrónica

Los 4 atributos que integran este nodo son obligatorios:

Versión del formato, actualmente 1.0
RFC del contribuyente que envía los datos
Mes al que corresponde la balanza
Año al que corresponde la balanza
Detalle de cada póliza

Los 4 atributos que integran este nodo son obligatorios:

Tipo de la póliza: 1 – Ingresos, 2 – Egresos o 3 – Diario
Número de la póliza
Fecha de registro de la póliza
Concepto de la operación
Detalle de cada transacción dentro de la póliza

Los siguientes atributos son obligatorios:

Número de la cuenta, subcuenta o partida que se afecta por la transacción
Concepto de la transacción
Debe monto del cargo a la cuenta por la transacción
Haber monto del abono a la cuenta por la transacción
Tipo de moneda utilizado en la póliza, de acuerdo al catálogo publicado en la página de internet del SAT
Adicionalmente podrá incluirse, de manera opcional, el tipo de cambio utilizado.

Elementos opcionales

Sobre el detalle que los contribuyentes deberían incluir respecto del CFDI y forma de pago relativos a cada transacción, esta información quedó contemplada en nodos cuya inclusión es opcional; pero si se opta por agregarlos a las pólizas, se deberá presentar completa la información que corresponde a cada uno de ellos.